Servus,

davon ausgehend, dass diejenigen von euch, die auch Ladungen vergeben, auch immer Unterlagen von den Auftragnehmern anfordern ....


Wie archiviert ihr diese?

Alles unsortiert in eine große Kiste unterm Schreibtisch () oder in in Papierform in einen Ordner, oder in Papierform an die Akte, oder oder ?
Vordergründig geht es mir um die Archivierung auf dem PC. Wie genau macht ihr was ? Welche Art von Dokumenten? Was macht ihr mit dazugehörigen Gültigkeiten etc.


Ein Danke schön fürs Brainstorming (gibt es dafür eigentlich ein deutsches Wort? )

Ich hatte das vor längerer Zeit schon einmal umrissen und auch glaube dem Ralf mitgegeben. Beschäftige Dich einfach mal über google mit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Dann stellt sich die Frage nicht mehr, da alle mit einer Faktura zusammenhängenden Schrift- als auch email-Verkehre unabänderbar zu archivieren sind.

Eine kostengünstige, zertifizierte email-Archivierung bietet wohl mailstore.com. Das wird bei mir jetzt als nächstes installiert. Vorher allerdings erstmal Schritt 1 wie auf den Bildern, damit Du die Datenflut auch bewältigst. Ich habe da einen NAS-Server mit 4 x 3 TB + Notstromversorgung + tägliche externe Datensicherung auf 2 sich abwechselnde externe 1 TB-Festplatten. Das ganze System arbeitet verschhlüsselt und im rate5-Verfahren (glaube ich). Dort habe ich ein Alphabetregister und für jeden Unternehmer bzw. jeden Kunden dann einen eigenen Dateiordner. Eingehende Aufträge bzw. Unterlagen schiebe ich dann mit der Original-email per drag&drop einfach rüber auf das NAS. Eingehende Faxe werden gleich von der fritzbox als pdf umgewandelt und kommen auch als email.

Zusätzlich fängt mailstore alle emails noch vor dem outlook ab (auch spam etc.) und kopiert die in einen Sicherungsordner. Dort wird dann eine Prüfziffer errechnet, welche sich bei der kleinsten Manipulation verändert. Nur so erfüllst Du die gesetzlichen Bestimmungen.

Am Ende des Geschäftsjahres wird eine Platte aus dem NAS entnommen und kommt in ein Bankschließfach. Eine neue Platte einschieben und fertig. So habe ich alle Daten inkl. der Wiederherstellungsdaten aller PC`s auf 2 externen Festplatten (eine habe ich und eine meine Mutter) sowie auf den 4 Serverplatten, wo wohl gleichzeitig 2 ausfallen könnten.

Zusätzlich kommt noch ein Ausdruck der Unterlagen an den Auftrag. Papier ist bekanntermaßen geduldig. Über die Gültigkeiten mach ich mir keine Waffel, da ich mir das einerseits in paar Sekunden anschauen kann bzw. stets wieder neu anfordere und neu speichere. 12 TB reichen da paar Jahre.

P.S. auf dem PC wirst Du bei mir keine einzige Anwendungsdatei finden, da die dort nicht hingehören. Die Datensicherung mehrerer PC`s ist viel zu aufwendig und man vergisst auch mal schnell was. Vom Server können sich (je nach Rechten) alle die Daten holen und Du machst einfach eine Gesamtsicherung wie oben beschrieben. Stürzt ein Rechner ab, gehst in den nächsten Aldi, Rücksicherung drauf und weiter gehts ohne Datenverlust. Einmal eine vollständige Sicherung gemacht, gleichen meine Rechner jeden Tag 12 Uhr nur noch die Veränderungen zur Vortagessicherung ab. Schrank + Technik + Installation + Programme mußte aber 6 Scheine locker einplanen.

Danke für die ausführliche Antwort.
Ist leider nicht worauf ich hinaus wollte.

Die Daten bzw. Dokumente als solches für eine Ewigkeit zu sichern ist grundsätzlich nicht das Problem.

Landet eh alles auf dem Server. War so bei allen bisherigen Firmen und auch heute. Dort wird eh permanent gesichtert.

Ich versuche mit diesem Thread heraus zu finden ob es effektiver Lösungen bzw. Arbeitsschritte gibt als wie wir/ich es heute tun.

Als zertifizierter Betrieb, egal ob es um irgend ein QM Zertifikat oder wie in meinem Fall um ein EFB Zertifikat geht, muss ich die einzelnen Dokumente jederzeit sofort abrufbar haben und zwar nach jeder x- beliebig denkbaren Abfrageanforderung.

Das erfordert alleine für die Anlagen sehr viel Zeit.

Ich muss gemäß dem vorherigen und auch dem jetzigen Zertifizierer auch in "Kategorien" aufrufen können.


Ich habe Unternehmer/Partner/Kunden wo es 3 bis fast 20 verschiedene Dokumente geben kann und die wir systematisch speichern und archivieren.

Bei dir zum Beispiel reichen vermutlich:
1. Briefbogen
2. Versicherung nach GüKG
3. EU- Lizenz


Bei uns war und ist es noch einiges mehr.

- Versicherungen aller Art z.B. Umwelt, Betriebshaftpflicht, GüKG und noch andere je nach Betriebsart, CMR, etc.etc.
Alle müssen einzeln und nach Gültigkeiten abrufbar archiviert werden
- Abfallbezogene Genehmigungen wie zum Beispiel § 53, §54, ATG (verschiedene), Beförderererlaubnis(verschiedene), EFB
- Registrierung gemäß TierNpV
- sonstige Zertifikate wie z.B. GMP, die mich zwar nicht intersieren aber mit archiviert werden müssen, wenn sie in der gleichen Mail kommen.... (Das spart unheimlich viel Diskussionszeit mit einem Zertifizierer von dem man ja letztendlich die Urkunde haben möchte)
- verschiedene Genehmigungen fürs EU Ausland wie z.B. Albu, Ovam, Niwo usw. usw.


Die Unterlagen kommen i.d. R. per Fax oder Mail herein.
Leider noch nicht mal immer sofort komplett oder in verschiedenen Dateiformaten.

Jedes Dokument wird einzeln unter Umbenennung auf einen aussagekräftigen Dokumentennamen gespeichert.

Also der Behördengerechte Verwaltungsaufwand ist enorm, erst recht im Vergleich zum Nutzen/Gewinn bei einem Einzelauftrag. Völlig bekloppt, aber ist halt so.




Und auf eins kannst du wetten, wenn der Zertifizierer im Haus ist und bei 100x TU 5x Papiere haben will erwischt er einen wo du nur 98% richtig hast....und der evtl. nur eine Eintagsfliege gewesen ist.
Noch "spaßiger" wird es bei nichtdeutschen Unternehmen


Achso... und wenn man eh schon fast alles archivieren muss... dann macht man gleich noch solche Sachen wie Milog (übrigens, der ist in der Entsorgungsbranche höher als im Transportgewerbe), Unternehmervereinbarungen etc.etc. im gleichen Schema mit.


Fazit:
Vor evtl. Kontrollen, egal ob spontan oder terminiert, habe ich keinen Bammel.
Ich möchte nur wissen ob hier jemanden Lösungen hat für eine schnellere aber konforme Abarbeitung.

Zitat von Chris im Beitrag #1

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Wie archiviert ihr diese?

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War so gewollt. Da werden auch Gäste nicht dümmer von.

Zitat von rumbalotte im Beitrag #7

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War so gewollt. Da werden auch Gäste nicht dümmer von.

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Chris, mal meine Vorgehensweise: Vor zwei Wochen habe ich Dich bzw. CICO in mein Speditionsprogramm (einige kennen es von Namen) in den Stammdaten angelegt. In den Stammdaten trage ich alle relevanten Daten, wie Anschrift, Steuernummer (inkl. Prüfung auf Gültigkeit bei der europäischen Kommission), EU-Lizenz & Abfalltransportgenehmigung (oder Zertifizierungen) mit deren Gültigkeitsdauer, Kontodaten, HRA bzw. HRB-Nummern ein. Sämtliche Dokumente (EU-Lizenz, Versicherungsbestätigung, abfallrechtliche Genehmigung) habe ich eingescannt und in den Stammdaten als Datei hinterlegt. Sollte z.B. im Oktober Eure EU-Lizenz ablaufen, bekomme ich zwei Wochen vorher eine Warnmeldung, nach Ablauf der Lizenz könnte ich Dich nicht mehr als Subunternehmer eintragen, demzufolge Dir keinen Auftrag schicken.

Unbenannt_2.png - Bild entfernt (keine Rechte)

Ich hab mal das Ablaufdatum auf den 23.08. gesetzt = ich bekomme eine Warnmeldung.

Zitat von Kipper-Spedition im Beitrag #9

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in mein Speditionsprogramm (einige kennen es von Namen)

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@ Kipper-Spedition

Arndt, Problem bei der Gesichte könnte aber sein, wenn Du dann ein Unternehmen einsetzt, welchem die GüKG-Genehmigung/Eu-Lizenz oder ander wichtige Genehmigungen entzogen wurden. Davon weiss die Software nix.


Also der aktuelle Abruf der Unterlagen bei Auftragsvergabe ist trotzdem notwendig.

Zum Jahreswechsel bekomm ich dann bei jeden Kunden ein Hinweis zur Prüfung. Wie will ich denn aber völlig rechtssicher z.B. die Gültigkeit der EU-Lizenz prüfen. Bei deutschen Firmen hab ich die Möglichkeit über die BAG-Unternehmenssuche, aber nicht jedes Bundesland bzw. Behörde ist da so gewissenhaft bei der Eintragung der Daten. Was mach ich bei ausländischen Firmen ? Da vertraue ich dem gefaxten Stück Papier ! Torsten, gibt es denn ein Hinweis im Gesetz in welchen Zeitraum ich die Gültigkeiten der Unterlagen überprüfen muss ?

Zitat von Stahli im Beitrag #11

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@ Kipper-Spedition

Arndt, Problem bei der Gesichte könnte aber sein, wenn Du dann ein Unternehmen einsetzt, welchem die GüKG-Genehmigung/Eu-Lizenz oder ander wichtige Genehmigungen entzogen wurden. Davon weiss die Software nix.

Also der aktuelle Abruf der Unterlagen bei Auftragsvergabe ist trotzdem notwendig.

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@rumbalotte
Thommy, wir prüfen durch, zumindest soweit es geht.

@Kipper-Spedition

Arndt, so ähnlich mache ich es auch. Ist aber so noch aufwendiger als vorher.





Bis vor kurzem habe ich alle Unterlagen eines Unternehmens einfach in einen Ordner hinein gespeichert und diesen nach dem Unternehmernamen benannt.
Aufträge wurden per Word geschrieben und in einen Ordner "Transportaufträge" gespeichert.
Ein Vorteil dabei war, man konnte schnell einen neuen kopieren oder wenigstens Teilangaben unverändert übernehmen.

Dieser Ordner wurde aller 3 bis 4 Monate, spätestens nach 6x Monaten dicht gemacht und einer neuer auf.
Jeder Unternehmer der eine Ladung wollte musste dann neue Unterlagen schicken wenn er in dem Ordner noch nicht drin war.
Das war meine Kontrolle für halbwegs aktuelle Dokumente.


Heuer gibt es kein Exel oder Word mehr. Maximal für wirklichen Schriftverkehr.

Wenn ich jetzt die Kontrolldichte erhalten will, geht das nur mit viel Aufwand.

Ich habe in der Software auch einen Kalender drin, wo ich derzeit nur das nächstfolgende Ablaufdatum setze.
Sobald das fällig ist und der TU wieder etwas fahren soll, fordere ich komplett neu an und setze ein neues Datum.

Achso.... ich arbeite jetzt mit Opheo.

Eine schnellere Variante als auf dem kleinen Dienstweg per Word oder Excel wirst Du nicht finden.

Egal mit welcher Software Du arbeitest - es kostet mehr Zeit.

Also eine Sekretärin beantragen, einarbeiten, und die das abwickeln lassen.

Was hast Du für eine Alternative?

Nach welchen Konfigurationen werden diese Daten von den Kontrollbehörden denn beispielsweise abgefragt? Sprich wie sind Deine Suchspezifikationen oder Auswahlwünsche zur Datenaufbereitung.